System Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi (SZDE)
System Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi to system, który pozwala organizacjom archiwizować i zarządzać wszystkimi rodzajami dokumentacji tworzonej podczas ich działalności, od produkcji po ostateczne usunięcie. W przeciwieństwie do standardowego System Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi (SZDE), EDM SZDE to nie tylko archiwum czy oprogramowanie procesowe. Jest to pakiet rozwiązań, który można dostosować do potrzeb. Ten pakiet jest inteligencją biznesową, która zarządza interakcją z klientami.
CO MOŻNA ZROBIĆ Z SZDE?
SZDE może łączyć się z istniejącymi źródłami danych; organizacje mogą łączyć się ze wszystkimi istniejącymi źródłami danych (SAP, New Frame, media społecznościowe, drukarka, skaner, telefon itp.), aby tworzyć i przetwarzać dokumenty od podstaw w dowolnym momencie. Może monitorować źródła danych; może nasłuchiwać przetwarzanych źródeł danych poprzez email, fax, SMS, kanały mediów społecznościowych takie jak Twitter, Facebook oraz współpracować z systemami ankietowymi, systemami zarządzania kampaniami.
PODSTAWOWE FUNKCJE SZDE
Dostęp do systemu z urządzeń mobilnych i dowolnej lokalizacji za pomocą interfejsu webowego. Elastyczna praca z interfejsami HTML 5, Ajax, infrastrukturą oprogramowania Dotnet 4.0, WCF. Pełna integracja z automatyzacją procesów biznesowych.
INDEKSOWANIE
Indeksowanie treści w formatach takich jak Word, Excel, PowerPoint, PDF itp. Możliwość używania wyrażeń logicznych w wyszukiwaniach dokumentów. Automatyczne indeksowanie obrazów za pomocą OCR. Indeksowanie plików PDF z obrazami.
SKALOWALNOŚĆ
Możliwość przechowywania dokumentów zarówno w systemie plików, jak i w bazach danych. Możliwość tworzenia nieograniczonych bibliotek. Możliwość przechowywania każdej cyfrowej biblioteki w różnych obszarach przechowywania. Możliwość integracji z wieloma bazami danych i systemami plików. Możliwość zapewnienia pojemności przechowywania na poziomie milionów dokumentów i terabajtów.
OPERACJA ROZPROSZONA I WSPARCIE CACHE
Możliwość pełnej zgodności z organizacjami działającymi w sposób rozproszony. Wszystkie przetworzone dane są zbierane w jednym centrum, pulie danych. Lokalna pamięć podręczna może być wykonywana w organizacjach z strukturami filii. Lokalne cache'e mogą być synchronizowane z centrum w określonych odstępach czasu. Wysoka wydajność nawet przy niskich prędkościach danych.
STRUKTURA KOMPATYBILNA Z E-SIGNATURE
Struktura e-signature z legalnie ważną strukturą. Integracja struktury e-signature w plikach PDF. Możliwość eksportowania utworzonych formularzy jako przeszukiwalne pliki PDF. Możliwość wysyłania dokumentów do zatwierdzenia e-signature za pomocą automatyzacji przepływu pracy, digitalizacja.
ZARZĄDZANIE DIGITALIZACJĄ
Szybka digitalizacja dokumentów na media elektroniczne. Łatwe klasyfikowanie dokumentów. Integracja z zarządzaniem dokumentami i wszystkimi innymi operacyjnymi przepływami pracy. Zwiększa efektywność personelu i mierzy wydajność. Zapobiega niestandardowej skanowaniu i tworzeniu dokumentów. Integracja z szybkimi skanerami. Funkcja poprawy obrazu. Funkcja pełnotekstowego wyszukiwania i indeksowania za pomocą OCR. Funkcje przetwarzania formularzy.
DLACZEGO EDM SZDE?
ŁATWOŚĆ PROCESU I ARCHIWIZACJI Skanowane dokumenty papierowe, faxy, emaile, wiadomości webowe, wiadomości z mediów społecznościowych, w tym JPAG, są przekształcane w pliki cyfrowe w dowolnym formacie, następnie przekształcane w format czytelny i edytowalny, krążą między odpowiedzialnymi osobami w procesach, mogą mieć dodawane komentarze lub inne dokumenty, być inicjowane, podpisywane i wysyłane do odbiorców. Na każdym etapie procesu, mogą być drukowane i archiwizowane jako oddzielna wersja. OPCJE RAPORTOWANIA I ANALIZY Na każdym etapie procesu, ile czasu zajmuje i jak dobrze jest realizowany, jest raportowane i analizowane dla zarządzania wydajnością. BEZPIECZEŃSTWO Żadna osoba odpowiedzialna w procesie nie może powiedzieć, że nie otrzymała ani nie przeczytała dokumentu. W systemie System Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi (SZDE), legalnie, każdy dokument, który trafia do osoby w procesie, skutkuje werdyktem „otrzymano i przeczytano”. USO SEMPLICE W systemie System Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi (SZDE), dokumenty sprzed lat mogą być znalezione w ciągu sekund na podstawie kryteriów takich jak data, temat, nadawca, odbiorca, numer itp., lub wpisując kilka nieuporządkowanych słów w dokumencie. W systemie System Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi, osoby mogą uzyskiwać dostęp tylko do dokumentów, do których są uprawnione.
ŁATWOŚĆ DOSTĘPU
Wszystkie wymienione funkcje w systemie SZDE działają również na urządzeniach mobilnych z oprogramowaniem Android, iOS i Microsoft.